Автоматизация бизнес процессов предприятия

Автоматизация бизнес-процессов предприятия, вопреки распространенному мнению, не является прерогативой крупного производства и сырьевого сектора экономики. Она экономически оправдана не только для среднего и малого бизнеса, но и в торговле, сфере услуг и некоммерческих организациях. Базовая система автоматизации должна обеспечить решение следующих основных задач:

• внедрение комплекса мер по контролю работы персонала и недопущению недобросовестных (противоправных) действий;
• обеспечение постоянного улучшения качества услуг и товаров;
• управление материальными ресурсами организации;
• контроль производственных процессов на каждом этапе;
• улучшение качества обслуживания клиентов, внешних и внутренних информационных коммуникаций.

В результате внедрения системы клиент получает:

• снижение основных издержек − за счет улучшения качества бизнес-процессов;
• компьютерную систему и программное обеспечение, отвечающее всем современным требованиям;
• полный контроль качества производственных процессов и оказания услуг;
• сокращение времени простоя оборудования и устранения неполадок;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• возможность быстро реагировать на изменения рынка и действия конкурентов − за счет точной и своевременной информации.

Комплексная автоматизация

По мере развития компьютерных технологий изменялись и методики автоматизации бизнес-процессов компании: от создания отдельных решений для каждой задачи до масштабируемых сетевых и децентрализованных систем.

В начальный период создания систем автоматизации каждое предприятие, как правило, имеет свою команду (постановщики, программисты, менеджеры), которые сами выбирают средства и способы реализации поставленных задач. Несмотря на все сопутствующие проблемы, такие как трудность масштабирования, несовместимость с другими системами, отсутствие полной документации и зависимость от конкретных личностей (разработчиков), чаще всего предприятию удавалось взять под контроль текущие задачи и выявить скрытые проблемы.

Но уже в начале 2000-х годов стало очевидно, что простое снижение себестоимости не может обеспечить стабильного конкурентного преимущества и необходима комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия с оптимальной оценкой позиций «Эффективность/цена», то есть:

• эффективность: каждая задача в первую очередь оценивается с точки зрения важности для достижения стратегических целей компании;
• цена: смена устаревшей (производственной) модели бизнеса на современную (ориентированную на клиента) требует смещения приоритетов инвестирования от автоматизации бизнес-процессов, непосредственно связанных с производством товаров, к реальным задачам:
  • улучшения обслуживания потребителей;
  • внедрению Интернет-технологий;
  • оптимизации процессов документооборота и принятия решений.

Такие задачи стало выгоднее решать с привлечением внешних интеграторов.

Особенности российских предприятий

Несмотря на то, что имеется достаточно примеров успешного внедрения международных стандартов планирования и учета, бизнес-процессы многих российских предприятий не избавились полностью от типовых проблем:

• стратегический менеджмент отсутствует или не является приоритетным для топ-менеджмента;
• отсутствуют четкие методики учета производственных ресурсов и текущей деятельности;
• недостаточное внимание уделяется работе с клиентами и степени их удовлетворенности;
• управленческий персонал не обладает достаточными знаниями в области современного менеджмента и автоматизации бизнес-процессов с помощью IT-технологий;
• действующая система автоматизации учета и планирования представляет собой несвязанные между собой и разработанные на устаревших технологиях локальные сегменты, интеграция которых в единую систему требует значительных финансовых и временных затрат;
• существует разрыв между нормативно-конструкторской документацией и реальными технологическими процессами, что характерно для крупных промышленных предприятий со сложным производственным циклом.

Среди негативных внешних факторов, требующих значительных ресурсов предприятия, следует отдельно выделить жесткие требования к ведению бухгалтерского и налогового учета поддержка, которых не всегда корректно работают в «коробочных» вариантах систем управления. Задачи бизнес процессов для Российского предприятия требуют отдельного подхода для получения положительного результата:

• Все ключевые решения, влияющие на автоматизацию бизнес-процессов должны приниматься топ-менеджментом и владельцами компании. Таким образом, устраняются два основных препятствия успешному внедрению:
  • первые лица могут сразу видеть положительный эффект и своевременно реагировать на возникающие проблемы;
  • работники предприятия не могут умышленно саботировать процесс автоматизации, что для российских реалий – весьма типичная ситуация.
• На первом этапе автоматизируются наиболее важные бизнес-процессы: налоговый, бухгалтерский и складской учет. Это позволит высвободить дополнительные ресурсы для последующих задач и получить первый эффект в виде оптимизации налоговых платежей и складских запасов.
• Когда будет налажен процесс поступления точной и актуальной учетной информации, можно переходить к другим, не менее важным, подсистемам, таким как контроль производства, улучшение работы с клиентами, документооборот, транспортная логистика и т.д.
• Модернизация информационной системы производится параллельно с оптимизацией бизнес-процессов. Анализ текущего состояния может выявить как точки с недостаточными компьютерными ресурсами, так и организационные или технологические узлы, где они избыточны. Грамотное перераспределение позволит снизить затраты на комплексную автоматизацию.
• Поэтапное внедрение дает возможность повышать квалификацию сотрудников с минимальным отвлечением от основной деятельности – гораздо эффективнее осваивать систему по мере введения в эксплуатацию отдельных задач.